Organiser une sortie

Les sorties ne sont possibles que parce qu’il a des bénévoles pour les organiser. Le club repose sur ses forces internes : chaque adhérent peut y apporter les siennes.

Les grandes étapes :

  1. avoir une idée originale et la soumettre aux réunions programmatiques
  2. si l’idée est collectivement acceptée et mise au programme, il faut l’organiser
  3. et faire un petit débriefing après la sortie pour définir les détails à améliorer

Le détail de l’organisation :

  • définir un niveau de difficulté (généralement « facile » pour garantir l’accès le plus large aux adhérents), dépend de multiples facteurs : difficulté technique du milieu, saison, longueur des étapes, durée de navigation, nombre de jours cumulés…
  • définir les dates de la sortie (généralement durant les ponts et autres week-end prolongés)
  • concevoir l’itinéraire précis de navigation et identifier les points de débarquement  / embarquement et de pause casse-croûte, éditer les cartes
  • trouver un hébergement (camping, bivouac…)
  • tenir compte des contraintes locales et réglementaires pour la navigation, l’accostage et le bivouac
  • proposer un menu pour les repas et faire les courses avant le départ
  • trouver un moyen de transport pour se rendre sur place (implique généralement un minibus du club) et anticiper les navettes éventuelles entre étapes
  • calculer un budget prévisionnel
  • s’assurer de la disponibilité et du bon état des bateaux, remorques et minibus le jour de la sortie
  • gérer la communication autour de l’évènement ainsi que les inscriptions des adhérents
  • gérer le matériel collectif nécessaire : matériel de sécurité sur l’eau, affaires de camping, ustensiles de cuisine, gaz et bruleur… : faire une revue générale et le nettoyage si besoin
  • s’enquérir de la météo jusqu’au dernier moment et annuler éventuellement la sortie en cas de gros grain
  • gérer la sécurité sur l’eau : se renseigner sur le profil local de navigation (marées, courants, récifs…), veiller au niveau des participants, proposer des règles de comportement pour le groupe

Milieux possibles :

  • mer
  • eau calme (lac, étang, fleuve, canal)
  • rivière facile (classe 2, passage 3 maximum)

Niveaux de difficultés conseillés :

  • facile l’hiver pour l’entrainement des débutants
  • intermédiaire à la belle saison pour le plus grand nombre
  • engagé 1 fois par an pour l’élite

Hébergements possibles :

  • bungalow en camping l’hiver ou à mi-saison (un peu plus cher)
  • tentes en camping l’été (abordable)
  • bivouac sur les plages désertes en raid (ne coûte rien)

Durées de sorties :

  • à la journée (l’hiver en général, à moins de 2h de route du club) le plus souvent
  • weekend de 2 à 4 jours
  • semaine ou 10 jour

Types de sorties :

  • navigation courte à la journée
  • navigation en étoile sur plusieurs jours autour d’un camping avec sanitaires et restaurants
  • raid nature en itinéraire

Comment choisir une destination de sortie ?

  • un coup de coeur
  • un incontournable : le club à ses sorties mythiques qui font partir de la tradition (Presqu’Île de Giens, Chanaz et Lac du Bourget, Marathon de l’Ardèche…)
  • suite à un reportage TV ou magazine sur une destination kayak…

Quel rayon d’action pour partir en voyage ?

  • à 2h de route max pour une sortie à la journée (4h de transport aller/retour), exemple : les lacs/rivières autour de Lyon
  • à 5h de route max pour un sortie weekend de 2 jours, exemple : la côte des Bouches-du-Rhône ou le Var
  • pour les raid de 7 jours ou plus, voyage plus long possible, exemple : 2 jours de transport pour un raid de 10 jours en Finlande…

Le matériel utilisé : le club dispose de tout le matériel nécessaire pour réaliser une sortie :

  • des bateaux : kayaks de mer
  • le matériel de sécurité individuel : jupes, gilets, pagaies
  • le matériel de sécurité collectif : pagaies de secours pliantes, fusées de détresse, radio VHF étanche, cornes de brume, boots de remorquage, etc.
  • le matériel de camping : assiettes, couverts, tarp, bâche, casseroles…

Le transport :

  • des remorques adaptés au transport des bateaux sont disponibles pour les sorties club
  • des minibus de 9 places peuvent être empruntés au club ou loués chez des professionnels

La sécurité sur l’eau et la validation de l’itinéraire de navigation seront assurés par un adhérent expérimenté consulté en amont.

L’organisateur d’une sortie n’est pas seul, il délègue certaines tâches à des volontaires.

Quels rôles principaux dans une organisation ?

  • conception générale et chef d’orchestre
  • communication (+gestion des inscriptions)
  • hébergement (réservation camping)
  • logistique (matériel, repas)
  • itinéraire sur l’eau
  • etc.

 

Pour avoir une idée des précédentes sorties réalisées, consultez les bilan des activités 2015 et 2014.

 

Avis donc aux prochains volontaires !…